Informacije

Elektronsko upravljanje dokumentima

Elektronsko upravljanje dokumentima



We are searching data for your request:

Forums and discussions:
Manuals and reference books:
Data from registers:
Wait the end of the search in all databases.
Upon completion, a link will appear to access the found materials.

Informaciona tehnologija čvrsto prodire u sva područja poslovanja. Od trenutka svog pojavljivanja počeo je obrastati brojnim mitovima.

Da li je to zamislivo - uobičajene mape i gomile papira nestaju, a sve informacije se „rastvaraju“ u računarima. Pomoću ovog članka unišit će se najvažnije zablude o elektroničkom sustavu upravljanja dokumentima.

Elektronsko upravljanje dokumentima - jednostavna automatizacija u uredima. Vjeruje se da takav sistem može organizirati ulazne i odlazne dokumente. Iako je elektronsko upravljanje dokumentima već prilično uobičajeno na našem tržištu, ova je izjava prilično popularna. Ured je samo jedan od oblika upravljanja dokumentima, tradicionalnog u našoj praksi. U stvari, elektronsko upravljanje dokumentima već je prisutno u našem životu. Čim dokument koji smo kreirali u Wordu pošaljemo poštom ili ga primimo, to već govori o činjenici da takav sistem funkcionira. U našoj stvarnosti posao ureda je potpuno centralizirati prolazak i registraciju svih službenih dokumenata, kontrolirati izvršenje naloga koje je dao šef. Ali kompanija radi ne samo sa službenim dokumentima. U bilo kojoj kompaniji, čak i prije njihovog nastanka, nezvanični papiri idu i posluju. Njihovi tokovi su mnogo složeniji i širi. U našem svijetu gotovo sve informacije postoje u elektroničkom obliku. Implementirani EDMS trebao bi uspostaviti upravljanje svim dokumentima, a ne samo onima koji prolaze kroz ured. Bilo bi pogrešno stvoriti vlastiti sustav za svaku vrstu dokumenata. Bolje je da jedan globalni EDMS riješi problem na složen način.

SED može spasiti kompaniju od unutrašnjeg haosa. Pogrešno je vjerovanje da će takav EDMS sam ukloniti organizacijski nered koji je prisutan u kompaniji. Ali ovi problemi se ne rješavaju na taj način. U slučaju nereda unutar kompanije, glavna stvar će biti uspostaviti organizacijski poredak, EDMS će u ovom slučaju postati jedan od alata. Ako to počnete provoditi tamo gdje nema interne interakcije, gdje područja odgovornosti nisu odvojena i poslovni procesi ne funkcioniraju, tada neće biti rezultata. Oni koji donesu odluku o implementaciji EDMS-a trebaju shvatiti šta će ovaj projekt dati u trenutnoj situaciji.

Elektronski dokument stupit će na snagu. Vrhunac ovog mita je već prošao. Danas sve više kupaca shvaća da to nije slučaj. Ali mnogi i dalje vjeruju u magiju elektronskog upravljanja dokumentima. Na njegovu učinkovitost utječu mnogi faktori, nije dovoljno samo organizirati cirkulaciju dokumenata elektroničkim komunikacijskim kanalima. Prije primjene, vrijedno je razmotriti je li prethodna praksa shvaćena, objediniti je i uzeti u obzir postojeće postupke i je li reinženjering završen. Vrijedno je razmotriti tko će koristiti sustav i u kojem režimu, hoće li gazde raditi s njim ili će interakcija pasti na njihove pomoćnike. O takvim nijansama treba razgovarati tokom implementacije. Ako se tijekom tranzicije, zajedno sa EDMS-om, provede reinženjering i optimizacija poslovnih procesa, rezultat će biti što učinkovitiji.

Najbolja odluka zasniva se na izboru lidera na tržištu. Čini se da je tako lako odabrati ono što lideri već koriste. To se čini logičnim, a ponekad ozbiljno utječe na preferencije kupaca. U stvari, tržište i njegove potrebe neprestano se mijenjaju. Rješenja razvijena prije 4-5 godina sada su relevantna. Razdoblje prisutnosti na tržištu i iskustvo stečeno u tom vremenu omogućuju nam da provodimo projekte gotovo bilo kojeg razmjera. Popularni EDMS, koji koriste čelnici, osvajali su tržište i ranije. U tim godinama su bili relevantni potpuno različiti principi. Sada je vrijedno obratiti pažnju na nova rješenja, čak i ako je njihov broj implementacija manji od vodećih. Oni su mnogo tehnološkiji i ostat će relevantni još 5-7 godina.

Bolje je odabrati zapadne sisteme - oni su fleksibilniji i funkcionalniji. Ovaj mit pojavio se s razlogom. Povijesno gledano, domaća rješenja bila su inferiornija od zapadnih. Ali naši su kompleksi i dalje bili usredsređeni na ruske specifičnosti, uzimajući u obzir posebne zahteve kompanija. Trenutno postoje i domaća rješenja koja su superiornija od stranih. Te su platforme snažne i fleksibilne. Prednost treba smatrati prisutnošću modula usredotočenih na automatizaciju procesa sa ruskim specifičnostima. A takvi kompleksi koštaju manje od svojih stranih kolega, a podrška i dodatne usluge mnogo su pristupačniji.

EDMS je potreban samo za organizacije sa jasnim propisima i opisanim poslovnim procesima. Kao što je već spomenuto, nered u organizaciji čini uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima besmislenim. Ali ponekad uopće nije potrebno da sve bude pravilno i jasno opisano. Sve više i više kompanija koristi agilne tehnike upravljanja, primjenjujući adaptivno upravljanje slučajevima. U takvim je slučajevima EDMS primoran da se njima prilagođava, mijenjajući njihovu konfiguraciju i principe rada.

EDMS se može aktivno koristiti odmah nakon implementacije. Predmet automatizacije su procesi upravljanja preduzećem. To ne omogućava da se sistem rada odvija kao normalan projekat, završen puštanjem u rad. Svi procesi upravljanja neprestano se mijenjaju. Također se događa da na početku primjene sustava kupac ima lošu predstavu o svojim stvarnim mogućnostima. Implementacija EDMS-a je lanac međusobno povezanih projekata koji razvijaju automatizaciju, proširuju funkcionalnost sistema i moderniziraju ga. EDMS alatni alati obično sadrže zahtjeve za mogućnošću specifičnih promjena implementiranih modula i brze automatizacije novih procesa.

Provedba EDMS-a u potpunosti je ugovaratelj. Da li se to zaista ne zahtijeva od kupca prilikom implementacije takvog sustava? To je mišljenje u malim kompanijama i gdje je nivo informatizacije nizak, a slični projekti su novi. Primjena EDMS-a uvijek podrazumijeva promjenu internih procedura uspostavljenih u kompaniji i načina njenog rada. Ako tim nije spreman za to i nema motivacije za nova dostignuća, onda će učinak biti nula ili čak suprotan. Ali programeri napominju da su nedavno kupci postali iskusniji, razumijevajući njihovu ulogu.

Za mala preduzeća nije potreban visokokvalitetni EDMS. Najčešće, vlasnici malih poduzeća smatraju da su paketi 1C i MS Office dovoljni za njih. Ako kompanija zapošljava samo 10 ljudi, tada se računovodstvo i registracija dokumenata mogu voditi u Excelu, pohranjivati ​​u oblaku i razmjenjivati ​​pisma putem Outlooka. Postoje mnoga jednostavna i ponekad besplatna rješenja u oblaku - Google Apps, Microsoft Office 365. Pod određenim se uvjetima takav sistem može pokazati razumljivim, ali treba se zapitati s kakvom se interakcijom suočavaju mali posao i IT. Uostalom, šta se može smatrati malim poslom? Ako izuzmemo mikropoduzeće s njegovim specifičnim radnim procesom, onda su prednosti elektroničkih sustava još uvijek tu. Istina, razmjera poduzeća neće vam dopustiti da to osjetite jednako jasno kao u slučaju srednjeg ili velikog poduzeća. Nisu potrebne sve funkcije. Na primjer, malo poduzeće može napustiti kontrolu dolazne korespondencije, kontrolu izvršenja naloga i automatizaciju postupaka odobravanja dokumenata. Lakšoj grupi ljudi lakše je sjesti i riješiti sve probleme. No, još uvijek je potrebno objedinjeno radno informacijsko okruženje, moguće je kvalitetno strukturirati informacije, pretraživati ​​ih, brzo pristupiti potrebnim dokumentima i predlošcima. To će važiti i za mala preduzeća. Ako vlasnik planira razviti svoje poduzeće, tada treba razmišljati o uklanjanju pogrešaka u internim komunikacijama i poslovnim procesima. U ovom slučaju će pitanje uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima prije ili kasnije postati relevantno.

Mobilni elektronski sustavi za upravljanje dokumentima nisu opasni. U stvari, ta rješenja su sigurna kao i druge poslovne mobilne aplikacije. Prijetnja ne leži u samom mobilnom EDMS-u, već u njegovoj specifičnoj implementaciji, zanemarujući IT sigurnosne politike od strane kupčevog osoblja. Programeri diverzificiraju način na koji pristupaju informacijama. U ovom pogledu, mnogo ovisi o samoj kompaniji i tehnologijama koje koristi za zaštitu svojih podataka. Govorimo o tehničkim i organizacijskim mjerama. Ako se ovom pitanju posveti pažnja, tada će mobilni EDMS biti siguran. A u modernim stvarnostima ponekad ne možete bez njih. Ovaj mit rasterećuje barem činjenica da u velikim kompanijama, uključujući one finansijske i menadžerske, mobilni EDMS aktivno koriste vrhunski menadžeri.

Ne postoji pravna osnova za uvođenje EDS-a. Zapravo zakonski temelji za provođenje takvih rješenja već postoje. Nitko ne sprečava preduzeća da odustanu od tradicionalnog tijeka rada u korist bezpapirnog. Istina, još uvijek postoji mali određeni popis koji se ne može dotaknuti. Prije svega, ovo je upravljanje evidencijama o osoblju. A problem nije što nema zakona i akata, već što sama kompanija nije stvorila interne standarde za legalizaciju elektronskog potpisa. To otežava prelazak na bezpapirni promet dokumenata.

Primjena EDMS-a predugačka je. Nekada je ta izjava bila sasvim istinita, ali danas je postala mit. Ranije su građeni elektronički sustavi nalik postojećim papirnatim sistemima, korišteni su isti propisi. Korisnici nisu mogli brzo usvojiti nove standarde, sučelja su bila glomazna, papiri i elektronički dokumenti morali su se duplicirati, a obuka je trajala vrijeme. Ali vrijedno je razmotriti i pred-projektno istraživanje, postavljanje sustava, njegovo uklapanje u postojeću IT infrastrukturu, instaliranje aplikacija za korisnika. Bilo je zaista naporno. Međutim, situacija se već promijenila. Moderna rješenja imaju mnogo alata za ubrzanje implementacije. Postoji skup aplikacija koje su spremne za upotrebu, mogućnost postepenog povećanja funkcionalnosti. Elektronsko upravljanje dokumentima možete početi koristiti brzo i jeftino, poboljšavajući ga na željenu razinu. Sam period implementacije ovisi o složenosti, zahtjevima za optimizacijom, količini poboljšanja i prilagođavanja rješenja, broju korisnika. Ako morate integrirati mnoge sisteme i prebaciti desetine hiljada korisnika na korištenje EDMS-a, onda se 2-3 godine smatraju sasvim normalnim. A prosječan posao prosječno dobije funkcionalan sistem u šest mjeseci.


Pogledajte video: Poreski tretman - lična zarada preduzetnika (Avgust 2022).